Persondatapolitik

Persondatapolitik

Gråsten Tennisklub behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan klubben behandler medlemmernes personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling. Gennemgående for databehandling er, at klubben kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede og legitime interesser. Gråsten Tennisklub indsamler og behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål. Klubben sørger ligeledes for at slette personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige. Kontaktoplysninger på den dataansvarlige Gråsten Tennisklub er dataansvarlig, og sikrer, at medlemmernes personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivningen. Kontaktoplysninger: • Navn: Gråsten Tennisklub • Adresse: Ahlefeldvej 4, 6300 Gråsten • Kontaktperson: Lars Alnor • Telefonnr.: 26292850 • Mail: norsen@mail.dk • Website: https://graastentennisklub.memberlink.dk/ Behandling af personoplysninger I Gråsten Tennisklub behandles følgende personoplysninger: 1. Medlemsoplysninger: a. Almindelige personoplysninger omfatter: • Navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, billede, holdtilmelding, evt. familiemedlemskab og familiemedlemmers navn, medlemsnummer, brugernavn og kodeord, EPP licens nummer, medlemsstatus, indmeldelsesdato. b. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse omfatter: • Helbredsmæssige forhold, CPR-nr. 2. Oplysninger om ledere og trænere omfatter udover de i pkt. 1 nævnte oplysninger: a. Almindelige personoplysninger:
a. Oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer b. Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse: . CPR-nummer a. Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest Indsamler af personoplysninger I Gråsten Tennisklub indsamles oplysningerne fra medlemmerne selv ved indmeldelse i klubben. I nogle tilfælde kan oplysninger komme fra andre kilder såsom: • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn. • Idrættens hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse. Foreningens formål med behandling af personoplysninger Gråsten Tennisklub behandler personoplysninger til bestemte forud definerede lovlige og saglige formål, herunder særligt: • Foreningens berettigede og legitime interesser i behandling af personoplysninger til daglig drift af klubbens virke. (interesseafvejningsreglen) • Nødvendigt behov for at opfylde en kontrakt/aftale fx ved engagement med ledere og trænere • Behandling efter lovkrav fx skatteindberetninger • Behandling med samtykke fx forsikringssager og skader I Gråsten Tennisklub er de foruddefinerede lovlige og saglige formål: 1. Formål med behandling af medlemsoplysninger: a. Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning b. Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning c. Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven d. Levering af varer og ydelser medlemmerne har bestilt igennem Gråsten Tennisklub e. Administration af medlemmernes relation til Gråsten Tennisklub 2. Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere, udover de i stk. 1) nævnte: a. Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen b. Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser c. Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende I det omfang Gråsten Tennisklub behandler medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v. • Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling. • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v. • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter. • Klubbens almene udvikling og vækst. • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen. • Videregivelse af almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med klub- og idrætsaktivitet. • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer. • Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter udmeldelse af foreningen. • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene. • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende. Samtykke Gråsten Tennisklub indhenter kun medlemmers samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle personoplysninger udover de formål, der er beskrevet ovenfor. Oftest vil klubbens behandling af personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Hvis Gråsten Tennisklub anmoder om samtykke, er det frivilligt, om et medlem vil give samtykke, og dette kan til enhver tid trækkes tilbage ved at give at klubben besked om det. Når Gråsten Tennisklub indhenter personoplysninger om børn og unge, foretages der en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke er tilfældet indhentes samtykke hos en forælder. Dette gælder børn og unge til de er fyldt 15 år. Indsamler Gråsten Tennisklub personoplysninger på børn og unge via informationstjenester (apps og sociale medier), kan de, fra og med 13 års alder, selv afgive samtykke. Videregivelse af personoplysninger I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer. Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af. Gråsten Tennisklub videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden samtykke. Opbevaring og sletning af personoplysninger
Gråsten Tennisklub har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om der behandles personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner: 1. Behandlingsformål og opbevaringsperioder for medlemmer: a. Klubben vil opbevare personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør. 2. Behandlingsformål og opbevaringsperioder for ulønnede ledere og trænere: . Klubben opbevarer personoplysninger i en periode fra ophøret af medlemmets virke. 3. Behandlingsformål og opbevaringsperioder for lønnede ledere og trænere: . Klubben opbevarer personoplysninger i en periode fra ophøret af medlemmets virke. a. Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om. (Jf. bogføringsloven) b. Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav Af praktiske og administrative hensyn opbevares almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter udmeldelse af klubben. Gråsten Tennisklub opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi. Medlemmernes rettigheder Gråsten Tennisklubs medlemmer har efter persondatalovgivningen en række rettigheder fx indsigt i oplysninger om sig selv, om korrektion af forkerte oplysninger og om indsigelse vedrørende foreningens behandling af personoplysninger. Medlemmerne kan gøre brug af disse rettigheder, herunder gøre indsigelse mod klubbens behandling, ved at kontakte klubbens bestyrelse. Når et medlem henvender sig med en anmodning om at få rettet eller slettet personoplysninger, undersøger bestyrelsen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt. Et medlem kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet. Revidering af privatlivspolitikken Bestyrelsen forbeholder sig retten til at foretage revideringer og ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på Gråsten Tennisklubs hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil medlemmerne modtage meddelelse herom via klubmail. Denne privatlivspolitik blev vedtaget af bestyrelsen i Gråsten Tennisklub d. 20.03.2019